Sau khi công ty ngừng hoạt động và hoàn tất thủ tục giải thể, nhiều chủ doanh nghiệp thường thắc mắc về cách xử lý sổ sách, chứng từ kế toán cùng các giấy tờ pháp lý liên quan. Lưu trữ hồ sơ không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo pháp luật mà còn rất quan trọng trong việc hỗ trợ công tác kiểm tra sau này từ các cơ quan nhà nước. Bài viết dưới đây giải đáp cụ thể, giúp bạn nắm rõ và thực hiện đúng trách nhiệm pháp lý.
1. Các loại hồ sơ kế toán và pháp lý bắt buộc phải lưu trữ
Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các tài liệu kế toán sau phải được giữ lại để đảm bảo tính minh bạch và sẵn sàng cung cấp khi cơ quan chức năng yêu cầu:
- Chứng từ kế toán.
- Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
- Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.
- Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.
2. Thời hạn lưu trữ hồ sơ theo quy định hiện hành
Ngoài việc xác định các loại hồ sơ cần giữ, doanh nghiệp cũng cần hiểu rõ về thời hạn lưu trữ để thực hiện đúng quy định pháp luật, tránh những rủi ro pháp lý không mong muốn. Điều 41 Luật Kế toán 2015 đã quy định chi tiết như sau:
- Từ 5 năm: Đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Từ 10 năm: Đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Vĩnh viễn: Đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Nếu gặp vướng mắc trong thủ tục chấm dứt hoạt động doanh nghiệp hoặc giải thể chi nhánh công ty, quý khách đều có thể tham khảo giải pháp từ Kế toán MK. Kế toán MK cung cấp phương án xử lý nhanh chóng, bám sát tình hình thực tế của doanh nghiệp và cam kết minh bạch tài chính, tuyệt đối không phát sinh chi phí sau khi ký hợp đồng.
Bên cạnh thế mạnh về pháp lý, Kế toán MK còn khẳng định vị thế là đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp uy tín TPHCM thông qua các hỗ trợ nghiệp vụ chuyên sâu. Kế toán MK sẵn sàng tư vấn các mảng việc liên quan khác, bao gồm hướng dẫn cách thiết lập và quản lý sổ sách kế toán trên Excel một cách khoa học, dễ hiểu.
Lưu trữ hồ sơ và chứng từ sau khi giải thể công ty không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là cách để bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro pháp lý trong tương lai. Nếu gặp khó khăn trong , doanh nghiệp có thể tìm kiếm sự trợ giúp từ các đơn vị giải thể uy tín như Kế toán MK.